2024. 12. 26. 02:25ㆍ카테고리 없음
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비즈니스 영어 전화 통화는 단순히 언어적 의사소통을 넘어, 전문성과 신뢰를 전달하는 중요한 기회로 여겨집니다. 이는 상대방과의 첫 연결점으로, 매끄러운 커뮤니케이션과 긍정적인 이미지를 형성하는 데 핵심적인 역할을 합니다. 통화 중 적절한 표현과 매너를 통해 효율적인 대화를 이끌어 나가는 능력은 개인의 역량뿐 아니라 회사의 이미지를 강화하는 데도 기여합니다. 여기에서는 실무에 바로 적용할 수 있는 실용적인 영어 표현을 다루어, 비즈니스 통화 기술을 한 단계 업그레이드할 수 있도록 도와드립니다.
비즈니스 전화 매너
비즈니스 전화를 걸거나 받을 때는 기본적인 매너를 준수하는 것이 필수적입니다. 이는 상대방에 대한 존중을 보여주며, 전문성을 유지하는 데 도움을 줍니다. 첫 인사에서부터 확실히 인상을 남기세요. 전화를 시작할 때는 분명하고 또렷한 목소리로 자신을 소개하는 것이 중요합니다.
예를 들어, "Good morning, this is [Your Name] from [Company Name]."라는 표현을 사용하면, 상대방이 당신의 소속과 목적을 빠르게 파악할 수 있습니다. 시간을 존중하는 자세를 보여주세요. 상대방의 업무 시간을 존중하며 짧고 명확하게 통화를 진행하는 것이 좋습니다. 불필요한 대화로 시간을 낭비하지 않도록 대화의 핵심을 빠르게 전달하는 것이 중요합니다. 잡음 없는 환경을 유지하세요.
통화 중에는 배경 소음을 최소화하여 상대방이 대화를 쉽게 이해할 수 있도록 합니다. 이와 더불어, 발음을 명확히 하고 목소리에 자신감을 실어 의사 전달력을 높이세요. 사전 준비로 대화를 매끄럽게 만드세요. 통화 전에 필요한 자료나 정보를 미리 준비하여 대화가 중단 없이 이어질 수 있도록 해야 합니다. 이는 대화의 효율성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다. 예기치 않은 상황에도 침착함을 유지하세요.
중간에 통화가 끊기거나 문제가 발생할 경우에는 침착하게 상황을 정리하고 다시 연결을 시도하며, 항상 예의를 잃지 않는 태도를 보여야 합니다. 마무리 인사로 긍정적인 인상을 남기세요. 전화 통화가 끝날 때는 반드시 "Thank you for your time." 또는 "Have a great day."와 같은 마무리 인사를 통해 대화를 마무리하는 것이 중요합니다.
이는 상대방에게 당신의 프로페셔널한 태도를 전달하는 데 효과적입니다. 이 모든 매너와 절차는 단순한 통화를 넘어서, 비즈니스 관계를 더욱 강화하고 신뢰를 쌓는 데 중요한 역할을 합니다.
| 한국어 | 영어 |
|---|---|
| 안녕하세요. 처음 뵙겠습니다. 저는 ○○○입니다. | Hello. It’s nice to meet you. My name is ___. |
| 안녕하세요. 통화로만 인사드리다가 직접 뵙게 되어 반갑습니다. | Hello. It’s a pleasure to finally meet you in person after speaking on the phone. |
| 오늘 시간 내주셔서 감사합니다. 잘 부탁드립니다. | Thank you for making time to meet today. I appreciate your cooperation. |
| 안녕하세요. 연락 주셔서 감사합니다. 어떻게 도와드릴까요? | Hello, thank you for reaching out. How can I assist you today? |
| 안녕하세요. 전화 주셔서 감사합니다. (전화 통화 시) ○○○님 맞으신가요? | Hello, thank you for calling. May I confirm if this is ___ speaking? |
| 오랜만입니다. 그동안 잘 지내셨나요? | It’s been a while. How have you been? |
| 안녕하세요, 저는 ○○부서의 ○○○입니다. 당신께서 찾으신 담당자 맞으실까요? | Hello, this is ___ from the ___ department. Am I the right person you were looking to speak with? |
| 좋은 아침입니다. 오늘 미팅 기대하고 있었습니다. | Good morning. I’ve been looking forward to our meeting today. |
| 기다려주셔서 감사합니다. 이제 시작해 볼까요? | Thank you for waiting. Shall we get started? |
| 반갑습니다. 함께 이야기 나눌 수 있어 기쁩니다. | It’s a pleasure to meet you. I’m glad we have the chance to talk. |
시작 인사 표현
비즈니스 통화의 시작은 첫인상을 좌우하기 때문에 매우 중요합니다. 특히 첫 순간의 대화는 전체 통화 분위기를 결정지을 수 있으므로, 적절한 표현과 태도가 필수적입니다. 자신을 명확히 소개하세요. "Hello, this is [Your Name] from [Company Name]. How may I assist you today?"라는 표현처럼, 자신을 명확히 소개하는 것은 기본적인 예의일 뿐 아니라, 상대방이 당신을 인식하는 데 도움을 줍니다.
목적을 구체적으로 전달하세요. 전화를 거는 경우, "Hi, I’m calling to speak with [Name]." 또는 "I’d like to discuss [Topic]."와 같이 통화 목적을 분명히 밝혀 대화를 효율적으로 시작할 수 있습니다. 이는 상대방에게도 시간 절약과 명확한 대화 진행을 가능하게 합니다. 받는 입장에서도 예의를 갖추세요. 전화를 받을 때는 "Good morning/afternoon, [Company Name], [Your Name] speaking."와 같은 표현으로 응대합니다.
이로써 상대방이 누구와 대화하고 있는지 즉각적으로 이해할 수 있습니다. 상대방을 존중하는 태도를 유지하세요. 받는 사람의 이름을 알고 있다면 "May I speak with [Name], please?"와 같은 표현으로 정중히 요청할 수 있습니다. 이름 발음이 어려울 때는 도움을 요청하세요. 이름을 제대로 발음하기 어렵다면 "Could you please repeat your name?"라고 물어볼 수 있으며, 이는 상대방에게 예의 있고 배려 깊은 인상을 줄 수 있습니다.
긍정적이고 예의 바른 태도를 유지하세요. 모든 대화에서 전문성과 존중을 담은 표현을 사용하는 것은 상대방에게 신뢰와 긍정적인 인상을 남기는 데 도움이 됩니다. 이와 같은 인사말은 대화의 성공적인 출발을 도와줄 뿐 아니라, 상호간의 관계를 한층 강화하는 데 기여합니다. 정확하고 예의 바른 시작이 비즈니스 대화의 성패를 좌우할 수 있음을 잊지 마세요.
| 한국어 | 영어 |
|---|---|
| 안녕하세요. 만나 뵙게 되어 반갑습니다. | Hello. It’s a pleasure to meet you. |
| 저는 [이름]입니다. [직위]로 일하고 있습니다. | My name is [Name]. I work as a [Position]. |
| 언제 시간이 편하신지 알려주시면 감사하겠습니다. | Please let me know a convenient time for you. |
| 이 문제에 대해 좀 더 논의하고 싶습니다. | I would like to discuss this issue further. |
| 이메일로 보내주신 자료 잘 받았습니다. | I have received the materials you sent via email. |
| 다음 회의 일정을 조정해 주실 수 있을까요? | Could you please rearrange the schedule for our next meeting? |
| 전화 드리겠습니다. 혹시 편하신 시간대가 있으신가요? | I’ll give you a call. Is there a time that works best for you? |
| 견적서를 공유해 주셔서 감사합니다. | Thank you for sharing the quotation. |
| 업무 진행 상황에 대해 보고드리겠습니다. | I will report on the progress of the project. |
| 연락 주셔서 감사합니다. 곧 회신 드리겠습니다. | Thank you for reaching out. I will get back to you soon. |
통화 목적 설명
통화 목적을 분명히 전달하는 것은 통화의 성공 여부를 결정짓는 중요한 단계입니다. 목적을 명확히 설명하면 상대방이 필요한 정보를 제공하거나 적절히 대응할 준비를 할 수 있습니다. 간결하고 직설적으로 시작하세요. 통화의 이유를 설명할 때는 "I’m calling to follow up on [specific issue]." 또는 "I’d like to discuss [topic]."와 같이 간단명료한 문장을 사용합니다. 이는 상대방이 즉시 대화의 주제를 이해하도록 돕습니다.
상대방의 시간을 배려하세요. 목적을 밝히기 전에 "Is now a good time to talk?"라고 물어 상대방이 통화 가능한 상황인지 확인하세요. 이와 같은 질문은 예의를 보여주고, 대화의 성공 가능성을 높여줍니다. 구체적으로 요구 사항을 전달하세요. 예를 들어, "I need some clarification on [issue]." 또는 "I’d like to schedule a meeting regarding [topic]."과 같은 표현은 대화의 방향을 명확히 설정합니다.
구체적인 목적을 전달하면 상대방도 필요한 준비를 할 수 있습니다. 명확한 발음과 표현으로 전달하세요. 통화 중에는 단어와 문장을 또렷하게 발음하며, 간결하게 이야기하는 것이 중요합니다. 불필요한 설명은 피하고 핵심 내용을 우선적으로 전달해야 합니다. 효율적인 대화로 이어가세요. 통화의 목적을 간결하게 설명하면 대화가 원활하게 진행되며, 상대방이 바로 대응할 수 있는 여지를 제공합니다.
이는 불필요한 시간 낭비를 줄이고 효율적인 커뮤니케이션을 가능하게 합니다. 이와 같은 방식으로 대화를 시작하면 상대방의 이해를 돕고, 업무 효율성을 극대화할 수 있습니다. 목적이 명확할수록 대화의 흐름도 매끄럽게 진행됩니다.
비즈니스 영어 이메일 작성법: 성공적인 소통의 비결
글로벌 업무 환경에서 효과적인 영어 이메일은 성공적인 소통의 중요한 열쇠입니다. 이메일 작성의 구조와 톤을 제대로 이해하고 활용하면 전문성을 높이고 업무 효율성을 극대화할 수 있습니
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| 한국어 | 영어 |
|---|---|
| 안녕하세요, 미팅 일정 변경 관련하여 연락드렸습니다. | Hello, I’m calling to discuss a change in our meeting schedule. |
| 프로젝트 진행 상황을 업데이트해 드리려고 전화했습니다. | I’m calling to give you an update on the project status. |
| 견적서 요청 건으로 통화하고 싶습니다. | I’d like to speak with you regarding the quotation request. |
| 협력 가능성에 대해 여쭙고 싶어 연락드렸습니다. | I’m reaching out to inquire about a potential collaboration. |
| 급한 문제가 발생하여 연락드렸습니다. 도움을 요청드립니다. | An urgent issue has come up, and I need your assistance. |
| 새로운 제안 사항이 있어서 공유드리고자 합니다. | I have a new proposal I’d like to share with you. |
| 데이터 관련 문의가 있어서 연락드립니다. | I’m calling because I have a question regarding the data. |
| 보고서 검토 상태를 확인하고 싶어 전화했습니다. | I’m calling to check the status of the report review. |
| 납기 일정을 다시 확인 부탁드리고자 합니다. | I’d like to confirm the delivery schedule again. |
| 계약서 관련해 논의가 필요해 연락드렸습니다. | I’m calling because we need to discuss some details regarding the contract. |
정보 확인 및 재확인
통화 중 정보의 정확성을 확인하는 과정은 실수를 줄이고 신뢰를 구축하는 데 매우 중요합니다. 정확한 정보는 올바른 결정을 내리는 기반이 되므로, 이를 명확히 이해하는 것이 필수적입니다. 정보를 재확인하세요. 상대방이 제공한 정보를 명확히 이해하기 위해 "Could you repeat that, please?" 또는 "Let me confirm that I’ve got it right: [repeat information]."와 같은 표현을 사용합니다. 이는 오해를 방지하고 정확한 이해를 도와줍니다.
이해 여부를 명확히 하세요. "If I understand correctly, you’re saying [repeat information]."과 같은 표현을 통해 자신이 올바르게 이해했는지 확인할 수 있습니다. 이는 대화의 정확성을 높이고, 상대방도 자신의 의사를 다시 정리할 기회를 제공받게 됩니다. 추가 설명을 요청하세요. 불분명한 내용이 있을 경우 "Can you clarify what you mean by [specific term]?" 또는 "Would you mind explaining that further?"와 같은 질문을 통해 상대방에게 추가 정보를 요청할 수 있습니다.
이 과정은 대화의 명확성을 높이는 데 매우 유용합니다. 모든 세부 사항을 정리하세요. 모든 정보가 올바른지 확신할 수 없을 때는 "Is there anything else I should know?"라고 물어 추가적인 내용을 확인하세요. 이와 함께, 중요한 정보는 간단히 메모하는 습관을 가지면 도움이 됩니다.
명확한 이해로 이어가세요. 재확인 과정을 통해 얻어진 정확한 정보는 업무의 효율성을 증가시키며, 잠재적인 오해를 방지할 수 있습니다. 이러한 과정은 상대방에게도 정보를 명확히 전달하고 정리할 기회를 제공합니다.
| 한국어 | 영어 |
|---|---|
| 제가 이해한 내용이 맞는지 확인 부탁드립니다. | Could you please confirm if I’ve understood you correctly? |
| 이 정보가 정확한가요, 아니면 수정해야 할 부분이 있나요? | Is this information accurate, or are there any corrections needed? |
| 현재 버전이 최신 자료인지 알려주시면 감사하겠습니다. | Could you let me know if this is the latest version? |
| 추가적인 정보나 업데이트 사항이 있다면 알려주세요. | Please let me know if there is any additional information or update. |
| 이메일로 받은 자료에 변경 사항이 있는지 다시 확인 부탁드립니다. | Please double-check if there are any changes to the materials received via email. |
| 제가 요청한 내용이 제대로 전달되었는지 확인하고 싶습니다. | I’d like to confirm if my request has been communicated correctly. |
| 혹시 제가 누락한 정보가 있는지 알려주실 수 있을까요? | Could you let me know if there’s anything I might have missed? |
| 방금 말씀하신 사항에 대해 다시 한 번 확인 부탁드립니다. | Could you please clarify what you just mentioned? |
| 작성하신 데이터가 최신 버전인지 재확인해 주실 수 있을까요? | Could you verify that the data you provided is the most recent version? |
| 상세 내용이 궁금한데, 혹시 더 구체적으로 설명해 주실 수 있나요? | I’m curious about the details. Could you provide a more detailed explanation? |
전화 연결 및 전환
전화 통화를 다른 부서나 사람에게 연결해야 할 때, 예의를 갖추는 것은 상대방의 시간을 존중하고 전문성을 보여주는 중요한 요소입니다. 연결 전에 상대방의 동의를 구하세요. 전화를 연결하기 전에는 반드시 상대방의 동의를 구하는 것이 좋습니다. "May I put you on hold for a moment?"라고 물어 상대방이 준비할 시간을 주고, 동의를 얻은 후에 진행하세요. 매끄럽게 연결하세요. "I’ll transfer you to [Name/Department]. Please hold for a moment."라고 말하며 전환 과정을 안내합니다.
이로써 상대방은 현재 진행 상황을 알 수 있고, 대화가 끊기지 않도록 준비할 수 있습니다. 연결 실패 시 대안을 제시하세요. 연결이 실패할 경우에는 "I’m sorry, the line seems to be busy. Would you like me to take a message?"라고 제안하여 상대방의 요청이 여전히 처리될 수 있도록 돕습니다. 정확한 연락처를 제공하세요. 만약 상대방이 직접 연락을 원할 경우, "You can reach [Name] directly at [phone number]."라고 안내하여 명확한 연락 방법을 제공합니다.
잘못 걸린 전화에 대한 정중한 안내. 잘못 걸린 전화라면 "I think you might have the wrong number. Let me direct you to the right person."라고 응대하여 상대방이 필요한 도움을 받을 수 있도록 안내합니다.
| 한국어 | 영어 |
|---|---|
| 안녕하세요, ○○○회사 ○○○입니다. 어디로 연결해 드릴까요? | Hello, this is ___ from ___ Company. How may I direct your call? |
| ○○팀(또는 담당자)으로 연결해 드리겠습니다. 잠시만 기다려 주세요. | I’ll connect you to the ___ team (or person in charge). Please hold for a moment. |
| 원하시는 담당자를 찾고 있습니다. 잠시만 기다려 주시겠어요? | I’m trying to locate the person you’re looking for. Could you hold on for a moment? |
| 연결이 지연되고 있습니다. 계속 기다리시겠습니까, 아니면 메시지를 남기시겠습니까? | There’s a delay in connecting. Would you like to continue holding or leave a message? |
| 죄송하지만 해당 담당자는 현재 부재 중입니다. 메시지를 남겨 드릴까요? | I’m sorry, but that person is currently unavailable. Would you like to leave a message? |
| ○○님께 메시지를 전달해 드리겠습니다. 연락처와 용건을 말씀해 주시겠어요? | I can pass a message to ___. Could I get your contact information and the reason for your call? |
| 잠시만 기다려 주세요. 담당자가 통화 중이라 몇 분 후에 연결 가능할 것 같습니다. | Please hold on. The person in charge is on another call and should be available in a few minutes. |
| 해당 건은 다른 부서에서 처리하고 있습니다. 해당 부서로 연결해 드리겠습니다. | This matter is handled by a different department. I’ll transfer you there now. |
| 연결이 곧 종료될 수 있으니 잠시 뒤에 다시 전화 주시겠습니까? | The call might get disconnected soon. Could you please call back in a moment? |
| 필요하신 사항을 간단히 말씀해 주시면, 담당자께 바로 전달하겠습니다. | If you briefly let me know what you need, I’ll relay the message to the person in charge immediately. |
문제 해결과 요청
비즈니스 통화 중 문제를 해결하거나 요청을 처리할 때는 신속성과 명확성이 중요합니다. 이는 대화의 목적을 효과적으로 달성하고, 업무 관계를 강화하는 기회가 될 수 있습니다. 문제 상황을 명확히 전달하세요. 문제가 발생했을 경우 "We seem to have a problem with [issue]. Could you assist us in resolving this?"와 같이 구체적으로 상황을 설명하고 도움을 요청합니다. 이는 상대방이 문제를 파악하고 적절히 대응할 수 있도록 돕습니다.
구체적으로 요청하세요. 요청 시에는 "Could you please send us the details by email?" 또는 "I’d appreciate it if you could provide more information on [topic]."와 같은 명확한 표현을 사용합니다. 구체적으로 요청하면 상대방도 필요한 정보를 빠르게 제공할 수 있습니다. 협력적인 자세를 보여주세요. 문제가 발생했을 때는 "Let’s work together to find a solution to this issue."라고 말하며 협력적인 태도를 유지하세요.
이는 긍정적인 대화 분위기를 조성하고 문제를 더 쉽게 해결할 수 있도록 합니다. 감사와 존중을 표현하세요. 상대방이 도움을 주었을 경우 "Thank you for your understanding and assistance."라고 말하며 감사의 뜻을 전합니다. 이는 대화 후에도 긍정적인 관계를 유지하는 데 도움이 됩니다. 문제를 해결하는 과정에서 차분하고 예의 바른 태도를 유지하는 것은 신뢰를 구축하는 데 중요한 요소이며, 명확하고 협력적인 표현은 대화를 효과적으로 이끌어갑니다.
| 한국어 | 영어 |
|---|---|
| 시급한 문제가 발생했는데, 도움을 요청드리고 싶습니다. | An urgent issue has come up, and I’d like to request your help. |
| 문제가 발생한 원인을 확인하고 싶습니다. | I want to identify the root cause of the issue. |
| 해결 방안에 대해 제안을 주실 수 있으실까요? | Could you provide any suggestions for a solution? |
| 현재 상황에 대한 자세한 정보를 공유해 주실 수 있나요? | Could you share more detailed information about the current situation? |
| 긴급하게 처리해야 하므로 우선순위를 높여주셨으면 합니다. | It needs urgent attention, so please prioritize this task. |
| 추가 리소스나 인력이 필요한지 확인 부탁드립니다. | Please check if we need any additional resources or manpower. |
| 어떤 지원이 가능한지 알려주시면 감사하겠습니다. | I would appreciate it if you could let me know what support is available. |
| 대응 전략을 함께 논의하고 싶습니다. | I would like to discuss our response strategy together. |
| 현재 해결 방안이 적절한지 검토 부탁드립니다. | Please review whether our current solution approach is appropriate. |
| 빠른 시일 내에 상황을 업데이트해 주실 수 있을까요? | Could you please update me on the situation as soon as possible? |
통화 마무리 표현
통화를 종료하는 방식은 마지막까지 좋은 인상을 남기고, 비즈니스 관계를 강화하는 데 중요한 역할을 합니다. 감사로 마무리하세요. "Thank you for your time." 또는 "It was great speaking with you."와 같은 표현으로 상대방의 시간을 존중하며 통화를 마무리합니다. 향후 계획을 언급하세요. "I’ll follow up with you by email." 또는 "Let’s touch base again next week."라고 말하며, 후속 조치를 언급하면 상대방은 대화가 끝난 후에도 계획을 명확히 이해할 수 있습니다.
통화 종료 준비를 알리세요. 통화를 끝낼 준비가 되었음을 "I think we’ve covered everything for now."와 같은 표현으로 알립니다. 이는 상대방에게 대화가 종료된다는 신호를 주며 자연스럽게 통화를 마칠 수 있도록 돕습니다. 긍정적인 인사를 남기세요. "Have a great day!" 또는 "Take care!"와 같은 긍정적인 마무리 표현은 통화를 종료한 후에도 상대방에게 좋은 인상을 남깁니다.
종료 이유를 정중히 설명하세요. 필요할 경우, "I need to wrap this up now, but feel free to contact me if you have further questions."라고 말하며 정중히 종료 이유를 전달하세요.
| 한국어 | 영어 |
|---|---|
| 네, 그럼 더 궁금하신 점이 없으시다면 이만 통화를 마치겠습니다. | Alright, if there’s nothing else you need, I’ll end the call now. |
| 오늘 통화 감사합니다. 필요한 사항이 생기시면 언제든지 연락주세요. | Thank you for the call today. Please feel free to contact me if anything comes up. |
| 제가 말씀드린 사항들을 이메일로 정리해서 보내드리겠습니다. | I’ll summarize what we discussed and send it to you via email. |
| 지금까지 논의한 내용을 재확인해 주시면 감사하겠습니다. | I’d appreciate it if you could confirm everything we’ve discussed. |
| 좋은 하루 되세요. 필요하신 사항 있으면 언제든 연락 바랍니다. | Have a great day. Let me know if you need anything else. |
| 이후 진행 상황은 이메일이나 메시지로 알려드리겠습니다. | I’ll keep you updated on the progress via email or message. |
| 그럼 이만 인사드리겠습니다. 협조해주셔서 감사합니다. | I’ll let you go now. Thank you for your cooperation. |
| 전화 주셔서 감사합니다. 다른 문의사항이 있으시면 언제든 연락주세요. | Thank you for calling. If you have any other questions, feel free to reach out at any time. |
| 해당 내용은 내부 검토 후 다시 연락드리겠습니다. | I will review this internally and get back to you. |
| 그럼 좋은 하루 보내시고, 곧 다시 이야기 나누겠습니다. | Alright, have a nice day, and we’ll speak again soon. |
FAQ: 비즈니스 영어 전화 관련 자주 묻는 질문
비즈니스 전화에서 가장 중요한 예의는 무엇인가요?
정중하고 간결하게 의사소통하며 상대방의 시간을 존중하는 것이 가장 중요합니다.
이름을 제대로 들을 수 없을 때 어떻게 해야 하나요?
"Could you please repeat your name?" 또는 "How do you spell your name?"라고 물어보세요.
통화 중 문제가 발생하면 어떻게 대처해야 하나요?
침착하게 상황을 설명하고 "Let’s find a solution to this issue."라고 말하며 협력적인 태도를 유지하세요.
전화를 걸기 전에 준비해야 할 것은 무엇인가요?
통화 목적, 필요한 문서, 질문 사항을 미리 정리하세요.
상대방이 바쁠 때 대화를 어떻게 시작하나요?
"Is now a good time to talk?" 또는 "Should I call back at a more convenient time?"라고 물어보세요.
영어가 서툴러도 전화 통화를 잘할 수 있는 방법은?
간단한 문장을 사용하고, 중요한 내용을 미리 메모하여 연습하세요.
통화 중에 상대방 말을 이해하지 못했을 때는?
"Could you repeat that, please?" 또는 "I didn’t catch that. Could you explain it again?"이라고 요청하세요.
비즈니스 통화에서 자주 쓰이는 문장은 무엇인가요?
"I’d like to discuss...", "Could you send me...", "Let me confirm that..."와 같은 표현이 자주 사용됩니다.